Tout citoyen de notre pays en a fait l’expérience: la requête d’un document auprès des offices d’état civil est longue et nécessite souvent de se déplacer pour l’obtenir ou de le demander par courrier. Sans compter que les registres des familles et ceux des événements doivent être généralement consultés en deux lieux différents. Mais les choses sont en passe de changer.

Pierre-Henri Badel

Dans le canton de Vaud, les registres d’état civil sont en train d’être numérisés de manière à ce que les préposés puissent y accéder en ligne. Les citoyens peuvent ainsi en obtenir des extraits par Internet et les obtenir dans les trois jours… en tout cas pour ce qui est des fonds déjà passés au scanner. Une opération qui devrait s’achever d’ici fin 2008. Au-delà de l’automatisation des procédures, cette vaste tâche se présente sous la forme d’un travail de sauvegarde de la mémoire du patrimoine humain du canton.

Une campagne de numérisation étalée sur deux ans

La campagne de numérisation des registres d’état civil du canton de Vaud a commencé au début de 2007. Tous les deux jours, quelque 30 registres sont collectés dans les communes du pays pour être acheminés vers le centre de numérisation situé à Ecublens. Une de leurs particularités est d’être très délicats et parfois même dans un triste état. Il faut donc les traiter manuellement, un à un, quand les pages sont fragilisées par les attaques du temps, les moisissures, les champignons et l’humidité. Surtout pour les plus anciens qui remontent parfois à 1850, date de la laïcisation de la tenue de ces vieux grimoires, mémoire vivante des habitants du pays, qui auparavant étaient gérés par les églises.

Il faut pourtant souligner que ce projet n’a pu voir le jour que grâce à la baisse des coûts permise par le système de mémorisation développé par la société 4digital books d’Ecublens. Chaque scanner, équipé d’un système permettant de tourner les pages automatiquement, numérise ainsi le contenu de ces précieux documents. «Si un tel robot n’avait pas existé, nous ne nous serions jamais lancés dans l’aventure» note en l’occurrence Jean-François Ferrario, responsable des documents d’identité et de naturalisation à l’état civil du canton.

Améliorer le service à la population

L’objectif de cette numérisation était non seulement de réduire les coûts de gestion des registres d’état civil, mais aussi d’en assurer la préservation et surtout d’améliorer le service à la population. Pour un citoyen, l’obtention d’un document issu de ces registres nécessitait jusqu’ici facilement trois semaines. Désormais, seulement trois jours s’écoulent entre la demande et la distribution du document par la poste.

Il faut dire que la numérisation des registres a coïncidé avec la réorganisation des offices de l’état civil. De quinze, les bureaux d’arrondissement sont passés à cinq, soit quatre traditionnels et un bureau spécialisé. Il a aussi fallu procéder manuellement à la création des index de l’ensemble des registres. «Avec ce nouveau système, le gain de temps est extrêmement important dans la transmission des documents des pompes funèbres, des notaires, etc. On obtient désormais l’information de manière immédiate car tous les officiers d’état civil peuvent accéder en ligne à l’ensemble des registres du canton» se réjouit pour sa part François Ferrario.

Garantir un maximum de fiabilité

Au total, ce sont pas loin d’un million de pages qui ont été scannées en format Tiff durant l’année 2007. Et un nombre équivalent va encore l’être cette année. Ainsi, l’ensemble des registres d’état civil (registres des familles et registres des événements) se retrouvera sous forme d’images au format PDF après conversion dans les mémoires des ordinateurs du canton. A cela viendront s’ajouter les quelque 500 000 pages du registre des décès qui seront réalisées dans le courant de l’année 2009.

Quelque huit personnes sont en charge de numériser ces documents. Un maximum de précaution doit être pris durant cette phase critique de leur traitement. Il faut en particulier assurer l’exhaustivité des informations contenues dans les registres, la fiabilité s’avérant être une exigence absolue. Une fois la numérisation terminée, les documents papier ne devraient plus être utilisés et ceux numérisés, faire foi.

Le robot chargé de collecter ces données comporte un laser qui analyse par transparence le dispositif tourne-page dans le but de vérifier s’il n’a pas entraîné deux pages en même temps, ou si une page trop endommagée n’a pu tourner normalement. Dans ces cas, l’automate s’arrête de lui-même et la suite des opérations doit s’effectuer manuellement, ce qui est beaucoup plus long et fastidieux. «On trouve parfois aussi des feuillets isolés rajoutés entre les pages des registres, ce qui représente un surcroît de travail» explique à ce sujet Jean-Marc Rod, chargé des relations d’affaires au service de la société 4DigitalBooks Assy SA qui a décroché le mandat de numérisation des registres du canton de Vaud. «Nous sommes extrêmement satisfaits du travail effectué par cette société. Globalement, on y perd vraiment très peu en qualité».

Une chaîne logistique très complexe

L’un des plus gros problèmes à résoudre s’est posé en terme de logistique. Il a fallu en effet organiser une véritable noria de véhicules utilitaires pour faire la navette entre le centre de numérisation des registres et les différents greffes des communes. Des précautions étaient également indispensables pour se prémunir de risques impondérables tels que la perte ou l’endommagement des documents durant le transport.

L’entreprise responsable de la numérisation des registres avait donc contracté une assurance d’un montant de 20 000 francs couvrant ce type d’éventualités de même que les détériorations possibles lors des opérations de numérisation et de leur séjour dans ses locaux. Une précaution symbolique mais indispensable, car si ces uniques documents devaient disparaître, ils seraient impossibles à reconstituer, donc irrémédiablement perdus.

Changement de paradigme

D’ici la fin de 2008, tous les officiers et préposés de l’état civil du canton de Vaud n’utiliseront plus que des documents numérisés. Les documents scannés feront désormais tous force de loi et ce n’est plus qu’en cas de réel doute quant à la qualité des documents électroniques que les fonctionnaires devront se replonger dans les anciens grimoires qui reprennent place dans les communes une fois leur contenu numérisé.

Ce qui n’a pas changé, c’est la manière de fournir les extraits aux habitants: soit le préposé remplit un formulaire adéquat, soit il peut faire parvenir à son destinataire une copie papier du document original sur lequel il appose un sceau certifiant que cet extrait est bien un document officiel. Les mesures de protection de la personnalité sont elles aussi conservées, garantissant que les informations ne puissent être révélées à des tiers non concernés.

Une coexistence bien pacifique

Il faut aussi préciser qu’en parallèle, toutes les pièces justificatives inhérentes aux inscriptions effectuées dans la nouvelle base de données de la Confédération sont désormais aussi numérisées, mais cela de manière traditionnelle pour les avoir sous forme électronique. Même si - depuis l’entrée en vigueur le 1^er janvier 2005 de la nouvelle loi fédérale sur l’état civil - tous les actes sont saisis électroniquement dans la base de données de la Confédération, les deux méthodes d’enregistrement des événements importants de la vie des citoyens perdureront en parallèle.

Il n’est en effet aucunement prévu de ressaisir toutes les données contenues dans les anciens registres manuscrits, tant le travail s’avèrerait titanesque. La co-existence de ces deux sources d’informations est pourtant désormais beaucoup plus aisée malgré certains traumatismes mal vécus par certaines personnes touchées par les restructurations des services concernés.