Autrefois simple économat distribuant des fournitures aux différents services municipaux, la Centrale municipale d’achat et d’impression de Genève apporte désormais son appui à l’ensemble de l’administration de la Cité de Calvin. Une refonte qui a nécessité de cerner ses faiblesses, ses capacités d’évolution ainsi que sa finalité.

Pierre-Henri Badel, adi-presse

La nouvelle Centrale municipale d’achat et d’impression (CMAI) de la Ville de Genève a totalement changé de mission suite à une analyse approfondie de sa finalité. L’ancien économat et le stock de marchandises sont ainsi appelés à disparaître, ce centre devant dorénavant fonctionner comme un véritable service des achats d’une entreprise, mais qui respecte les règles des marchés publics. «Notre rôle essentiel consiste désormais à optimiser les processus tout en développant en parallèle une approche liée au respect de l’environnement» précise en l’occurrence Mascha-Hélène Alimi, cheffe de service de la CMAI.

Modifier de fond en comble la chaîne d’approvisionnement

Toute la logistique et le stock de marchandises ont disparu au profit d’un mécanisme d’approvisionnement fonctionnant en direct entre le fournisseur attitré et les services consommateurs de la prestation. En plus des économies réalisées dans l’approche systémique de la chaîne d’approvisionnement, les flux de marchandises sont plus directs et par conséquent aussi plus rapides. C’est en effet le fournisseur qui d’occupe des livraisons en temps et en lieu directement au consommateur final, le service concerné.

Le site Intranet réalisé pour concrétiser la nouvelle stratégie de la ville de Genève en la matière qui a été réalisé permet désormais à l’ensemble des services de la cité de Calvin d’accéder directement au catalogue du fournisseur retenu dans l’appel d’offre et répertoriant les différents types de fournitures et produits pour lesquels le marché a été passé. Cette plate-forme assure par ailleurs aussi une importante fonction d’information et permet de lancer des appels d’offre. Pour les services municipaux, le CMAI est désormais le passage obligé pour tout ce qui concerne les contrats d’assurance et de surveillance, les abonnements aux journaux, la commande des annonces ainsi que d’autres familles de produits tels que les consommables informatiques et les fournitures de bureau.

Un changement fondamental de mission

Le grand changement provient aussi du fait que le CMAI ne s’occupe plus de la gestion des budgets d’approvisionnement. Ils sont désormais – à quelques exceptions près, entièrement sous la responsabilité des services concernés qui doivent ainsi assumer leurs besoins de manière individuelle. Seul la gestion des processus d’approvisionnement est entièrement du ressort du CMAI. Cela assure ainsi une meilleure transparence dans la gestion financière des différents services municipaux.

«Notre mission consiste désormais essentiellement à nous occuper de la prospection et, en fonction de nos connaissances et évaluations du marché, à négocier les prix» précise Mascha-Hélène Alimi. Les différents besoins des services sont en outre consolidés afin d’obtenir les meilleurs prix possibles de la part du marché sur la base d’appels d’offre qui sont en l’occurrence lancés tous les 5 ans.

Ne pas étrangler les fournisseurs

Ce nouveau mode de fonctionnement implique aussi d’instaurer des relations privilégiées avec les différents fournisseurs. «Notre mission ne consiste pas à les étrangler mais, au contraire, à leur assurer des marges commerciales suffisantes pour couvrir leurs coûts et leur assurer un petit bénéfice» note Mascha-Hélène Alimi. Les contrats prévoient en particulier des clauses en ce qui concerne l’adaptation des prix en fonction de leur fluctuation sur le marché. Et cela, aussi bien à la hausse qu’à la baisse.

Pour la Ville de Genève, les réductions de coûts réalisés depuis que la CMAI a pris les choses sérieusement en mains sont impressionnantes: 800 000 francs sur un montant de 2 millions rien que sur les contrats de nettoyage; 16% de rabais supplémentaires sur les consommables informatiques et 800 000 francs sur les contrats d’assurance incendie et dégâts d’eau sur un total de 3,8 millions de francs. Les économies sont également sensibles du fait que, les livraisons s’effectuant désormais en direct, il n’y a plus de pertes sur stock.

Il existe pourtant quelques exceptions à cette nouvelle stratégie. La CMAI reste encore responsable de la gestion des budgets de la Ville en ce qui concerne le mobilier de bureau, les machines de nettoyage et certains équipements techniques très pointus. Par contre, tous les achats liés aux bâtiments et travaux publics, équipements informatiques et véhicules sont effectués par les services concernés ou plus spécialisés. Même si dans ces domaines également un délégué de la CMAI peut tenir un rôle de conseiller de par ses connaissances spécifiques de la fonction achat.

Développer de nouvelles relations avec les services municipaux

Cette nouvelle mission confiée à la CMAI implique de bien connaître les besoins spécifiques de chaque service pour lesquels elle travaille. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle des délégués de chacun d’entre eux sont associés au sein de l’instance de pilotage de la fonction approvisionnement. On constate aujourd’hui tout le chemin parcouru par ce service qui, de simple pourvoyeur de fournitures, a connu une réelle révolution des mœurs dans un secteur jusqu’ici assez peu habitué aux changements.

Le centre d’impression

Alors que sa survie semblait compromise à l’issue de l’analyse des besoins de la Ville de Genève en matière de travaux d’impression, le centre rattaché à la CMAI a sauvé sa peau en raison de certains impératifs bien spécifiques. En particulier, les questions liées à la confidentialité de certains travaux tels que la mise sous pli des feuilles et factures d’impôt ou l’envoi de documents personnels. Une fois la décision prise quant à son utilité, il a fallu ensuite revoir sa manière de travailler, notamment au niveau de ses relations avec ses clients.

Désormais, tous les travaux effectués par le centre d’impression sont facturés au coût réel, celui-ci fonctionnant comme une PME intégrée à la CMAI ou, plus prosaïquement, comme un centre de profit. C’est ainsi que, même extrêmement bien équipé, il ne doit pas hésiter à confier certains travaux à d’autres lorsqu’il estime être mal outillé pour les exécuter dans des conditions optimales en terme économique.

A l’opposé, le centre d’impression est doté d’équipements très pointus dans son cœur d’excellence, en particulier d’imprimantes informatiques très modernes et très rapides. Le prochain grand chantier sera de passer à la technique d’impression sans plaque qui évite de devoir recourir à des produits dans le processus d’impression. Une étape supplémentaire vers une approche plus écologique de l’impression des documents.

P.-H. Badel

Article paru dans Affaires Publiques n° 1/2009